Ein Serienbrief ist ein Ausdruck auf Papier gleichen Inhalts, adressiert an Firmen oder Personen. Die Zieladressen können vorher durch eine Suche gefiltert werden. Zu jeder Adresse können auch Ansprechpartner gewählt werden. Es gibt dabei die Option, das alle, nur bestimmte oder keine Ansprechpartner einer Adresse angeschrieben werden können. Im Inhalt kann der Adressat auch direkt angesprochen werden (Personalisierung eines Schreibens).
Als erstes muss eine Dokumentvorlage mit dem generellen Inhalt des Briefes und zusätzlich mit dynamischen Textbausteinen (Adressfeld, Anrede des Ansprechpartners, etc.) erstellt werden. Das ist zu finden unter Menü Ablage/Dokumnetvorlagen.
Eine bestimmte Auswahl an Adressen kann mit der Suche erstellt werden. Wenn der Aufbau der Adressauswahl über einen größeren Zeitraum geht, ist es ratsam, hier im Vorfeld den Suchindex zu benutzen. Hiermit lassen sich nach und nach Adressen markieren und dann später mit einem mal aus einer großen Auswahl herausfiltern. Wenn die anzuschreibenden Adressen in der Liste gefunden sind, werden die noch mit der Maus ausgewählt. Wenn alle Adressen in der Liste angeschrieben werden sollen, dann reicht ein Strg + A (Windows) oder CMD + A (macOS) zu drücken.
Nun in der Adressliste oben links den kleinen weißen Pfeil drücken, der die erweiterten Funktionen zu den Adressen zeigt. Im darunter aufgehenden Auswahlbereich erschient ein Eintrag, genannt Serienbrief. Diese bitte doppelt klicken.
Adressaten genauer definierten. Es stehen 3 Optionen zur Auswahl.
Sollte ein Ansprechpartner keine Anschrift besitzen, oder nur eins der 3 folgenden Felder leer sein (Straße, PLZ, Ort), wird die Anschrift aus der Hauptadresse genommen. Diese muss wiederum die Serienbriefzulassung besitzen. Jede Adresse oder Ansprechpartner wird nur einmalig ausgedruckt, auch wenn sie mehrere Anschriften besitzen.
Die Option „Serienbrief-Option beachten“ ist standardmäßig an und dient dazu, die Serienbriefzulassung in bestimmten Fällen außer Kraft setzen zu können.
Im nächsten Dialog, der immer bei einem Druck erscheint, wählt man die zuvor erstellte Dokumentvorlage aus. Die geschieht mit einem Doppelklick auf die Vorlage oder mit dem Button Öffnen unten rechts.
Im nächsten Schritt können noch 2 Optionen gewählt werden, wie mit dem Dokument umgegangen werden soll.
Abschließend kommt der bekannte Druckdialog. Danach erfolgt der Druck der Serienbriefe.