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DMS - Dokumenten-Management-System

Das DMS ist ein System zur Ablage von externen Dateien/Ordnern zu bestimmten Bereichen innerhalb von epirent.
Es gibt 2 Arten der Dateiablage. Diese beiden Arten haben Vor- und Nachteile.

Variante 1 (Zentral) Variante 2 (Link)
Beschreibung Dateien werden an das DMS übergeben und eine Kopie der Datei wird zentral auf dem Server abgelegt.
Das Original auf dem lokalem Computer könnte gelöscht werden, da es nicht mehr benötigt wird.
Es wird nur noch mit der neuen Kopie auf dem Server gearbeitet.
Dateien und Ordner werden als Link (Alias|Verknüpfung) dem DMS hinzugefügt.
Das DMS speichert hier nur einen Vermerk, wo sich die Dateien lokal auf dem Computer befinden.
Das löschen der Originaldatei würde hier zum Verlust der Datei führen.
Vorteile Es wird nichts mehr lokal gespeichert, daher immer zentrales Backup aller Daten möglich.
Dateien werden beim Aktualisieren durch ein Versionssystem mehrfach gespeichert.
Es kann zu jeder beliebigen Version zurückgesprungen werden.
Keine Netzwerkfreigaben/Netzwerklaufwerke nötig, es wird das Protokoll FTP benutzt.
Schnelles Hinzufügen von Dateien mittels des Scanassistenten möglich.
Hinzufügen von Projektordnern möglich.
Keine zusätzliche Installation eines FTP-Servers nötig.
Nachteile Kein Hinzufügen von Ordner möglich.
Es werden nur einzelne Dateien unterstützt.
Keine Versionskontrolle möglich.
In Mehrplatzsystemen muss auf Dateifreigaben/Netzlaufwerke zurückgegriffen werden, um die Verfügbarkeit auf allen Plätzen möglich zu machen.
Voraussetzungen Für den Betrieb wird ein FTP-Server benötigt, der alle Dokumente entgegen nimmt und abspeichert.
Die Verwaltung der abgelegten Dateien wird nur durch epirent geleistet.
FTP-Server Installation —> macOS | Windows
Keine.


Es ist auch ein Mischbetrieb beider Varianten möglich. So lassen sich Vor- und Nachteile kombinieren.


Öffnen

Die Ablage kann an verschiedenen Punkten im Programm aufgerufen werden, abhängig von dem Themenbereich, zu welcher die anzuhängende Datei gehört.
Es wird unterschieden zwischen:

Themenbereich Aufruf siehe
Öffentliche Dateiablage Ablage|Datei > Dateiablage > Öffentliche Dateiablage Dateiablage > öffentliche Dateiablage
Private Dateiablage Ablage|Datei > Dateiablage > Private Dateiablage Dateiablage > private Dateiablage
Adresse Adresskartei
Artikel Artikelkartei
Gerät Gerätekartei
Auftrag|Rechnung Auftrags-|Rechnungseingabe
Eingangsrechnung Eingangsrechnungseingabe
Kassenbeleg Kasseneintrag