Adressen

In der Registerkarte Basisdaten wurde die neu angelegte Firma bzw. Einzelperson als Kunde gekennzeichnet. Diese Eingabemaske ermöglicht viele zusätzliche Angaben zum Kunden, wie z.B. Bank- und Bonidaten, Faktura-Einstellungen, Zahlungskonditionen, Lieferadressen u.v.m. Auch in dieser Eingabemaske befinden sich unten links die Schaltflächen Datei-Archiv und Dokumente. (siehe Registerkarte Basisdaten - Schaltflächen Dateiablage und Dokumente)

Kunden-Nr. Durch das Anklicken der Option „Kunde“ in der Registerkarte Basisdaten öffnet sich ein Anfrage-Fenster und bietet eine automatisch generierte Kundennummer an. Diese mit „OK“ bestätigen oder aber eine gewünschte Kundennummer vergeben. Das System überprüft, ob die ausgewählte Kundennummer bereits vergeben ist. In der Registerkarte Kunde, kann diese nicht mehr verändert werden.

Debitor-Nr. Wenn eine Adresse als Kunde neu angelegt wird, wählt das System als Debitor-Nr. die Kundennummer. Die Debitor-Nr. ist aber auch frei editierbar. Meist kommen die Vorgaben aus der FiBu-Software. Mehrere Kunden können die gleiche Debitor-Nr. erhalten.

Kunde. Im Feld Kunde, werden die Daten aus der Registerkarte Basisdaten aus dem Feld Firma direkt übernommen und können hier nicht geändert werden.

Länderkennung.

Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, Auswahl siehe rechts: Die Länderkennung ist wichtig für den DATEV-Export.

UST-Ident-Nr. Hier wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden eingetragen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dient innerhalb der Europäischen Union zur Abwicklung des innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr für Umsatzsteuerzwecke. Sie wird daher von jedem Unternehmer benötigt, der innerhalb des Gebiets der Europäischen Union am Waren- und Dienstleistungsverkehr zwischen den Mitgliedsstaaten teilnimmt. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beginnen immer mit einem Präfix bestehend aus zwei Großbuchstaben, meistens mit dem zweistelligen ISO-3166-Alpha-2-Code desjenigen EU-Landes, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat. Darauf folgen bis zu 12 alphanumerische Zeichen. In Deutschland besteht der Block aus 9 Ziffern.

Steuernummer. Hier wird die Steuernummer des Kunden eingetragen. Die von der Finanzbehörde zugewiesene Steuernummer gehört zu den notwendigen Bestandteilen, die eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung dem Gesetz nach enthalten muss. Alternativ dazu kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben werden, welche Gewerbetreibende erhalten, die innerhalb des übrigen Gemeinschaftsgebiets, also innerhalb eines Großteils der europäischen Länder, handeln. Da die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nur mit einer vorhandenen gültigen Steuernummer des jeweiligen zuständigen Finanzamts vergeben wird, ist der Erwerb der Steuernummer für Gewerbetreibende sehr wichtig.

Finanzamt. Eingabe des zuständigen Finanzamtes.

Register-Eintrag. Eingabe der Registernummer, bei Einzelpersonen nicht notwendig.

Register-Sitz. Eingabe der zuständigen Behörde, die die Registernummer vergeben hat.

Umsatzsteuer:. Ist der Kunde umsatzsteuerpflichtig, also die Umsatzsteuer bei der Abrechnung automatisch berechnet werden soll, ist dieses Feld anzuklicken.

DATEV-Abgleich. Durch Anklicken werden die Stammdaten des Debitors zum Abgleich an die Finanzbuchhaltung per DATEV gesendet.

PK-Kategorie.

Es besteht die Möglichkeit, den Kunden an einer individuellen Preisgestaltung teilhaben zu lassen. Dazu auf die Pfeile klicken und eine Auswahl treffen. Die PK-Kategorie wird in der Preisklassenliste angelegt und geändert.

LINK folgt —> administrative Einstellungen / Preisklassen

Rabatt Miete., Rabatt Verkauf. Dem Kunden kann ein fester Rabatt gewährt werden. (Mitarbeiter sind von der Rabattierung ausgeschlossen)

Umsatz. Zeigt den Umsatz kumuliert ab dem Tag der Anlage an.

Kontostand. Zeigt die offenen Posten an.

Kreditlimit. Durch Einsetzen einer Summe wird beim Abrechnen von Aufträgen von epirent darauf geachtet, ob der Kontostand das Kreditlimit überschreitet. Ist dies der Fall, wird eine Auftrags- & Liefersperre gesetzt. Soll für diesen Kunden ein weitere Auftrag anlegt werden, erscheint eine Warnung mit dem Hinweis „Liefersperre“, Es kann aber trotzdem weiterhin für diesen Kunden einen Auftrag oder ein Angebot erstellt werden.

Auftrags- und Liefersperre. Ist dieses Feld angeklickt, wird beim Anlegen eines neuen Auftrages auf die Auftrags- & Liefersperre hingewiesen. Der Auftrag kann trotzdem weiter bearbeitet werden.

Bestell-Nr., Bestellernamen. Bestimmte Kunden sind Bestellnummer bzw. Bestellnamenpflichtig, d h. deren Finanzbuchhaltung braucht zur Buchung bestimmte Bestellnamen bzw. Bestellnummern. Dies kann hier gekennzeichnet werden. Ist eine der beiden Optionen ausgewählt wird bei der Rechnungslegung eine Bestellnummer und/oder Name des Bestellers verlangt. Ansonsten kann die Rechnung nicht gesichert werden.

Artikel versichern. Bei Angabe der Prozente wird jeder Artikel automatisch versichert. Der Versicherungsbetrag errechnet sich aus dem prozentualem Anteil der Mietsumme der Artikel.

Schaltfläche Provisions-Verwaltung

Einem Kunden kann auf eine bestimmte Artikelgruppe (bspw. Tontechnik oder Projektoren) Provisionen hinterlegt werden. In der Angebots-/Auftragskalkulierung wird die Provisionssumme errechnet und ausgewiesen. Diese kann später nach Abschluss des Auftrages dem Kunden (Zwischenhändler) gutgeschrieben werden. Dazu auf die Schaltfläche Provisionsverwaltung klicken und es öffnet sich ein Übersichtsfenster, das leer ist, wenn dem Kunden bisher keine Provision hinterlegt wurde. Auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Um den Index auszuwählen, in das gleichnamige Popup-Menü klicken und z.B. Projektoren auswählen. Auf „OK“ klicken und die soeben hinterlegte Artikelgruppe findet man jetzt in der Provisionsverwaltung. Um die Höhe der Provision zu vermerken, per Doppelklick in die Spalte Provision klicken und die gewünschte Prozentzahl eingeben. Das Datum der letzten Änderung und der Bearbeiter werden automatisch eingefügt.

Um eine Provision zu löschen, auf die Schaltfläche Entfernen klicken und mit der Schaltfläche Löschen bestätigen.

Die Provisionen müssen bei jeden Kunden separat hinterlegt werden. Damit in Angebot, Mietvertrag und Rechnung sowohl die Provisionshöhe als auch die Artikelgruppe automatisch berücksichtigt werden können, muss nun der entsprechenden Artikelgruppe ebenfalls ein Index hinterlegt werden.

LINK folgt: —> Artikelliste / Artikelgruppe

Gesonderte Rechnungsadresse.

Hier kann zusätzlich eine Adresse eingegeben werden, an welche die Rechnung verschickt werden soll.

Name., Zusatz., Abteilung.,Straße., PLZ. & Ort., Land., Debitoren-Nr.

Im Feld Namen den Firmennamen oder einen Personennamen eintragen. Im Feld Zusatz können weitere Informationen hinterlegt werden, z.B. „Hinterhaus“ oder eine Postfachadresse. In die Felder Straße, PLZ & Ort, Land die entsprechenden Daten eintragen.

Debitoren-Nr. In der gesonderten Rechnungsadresse ist die Debitor-Nr. auch frei editierbar. Meist kommen die Vorgaben aus der FiBu-Software. Mehrere Kunden können die gleiche Debitor-Nr. erhalten.

Standard Zahlungskonditionen verwenden.

Hier können die Zahlungskonditionen für den Kunden festlegt werden. Es können die Standardeinstellungen verwendet werden, die in den administrativen Einstellungen voreingestellt wurden - dafür das Feld Standard Zahlungskonditionen verwenden aktivieren. Es werden die Vorgaben verwendet, die in den administrativen Einstellungen als Systemstandard markiert wurden.

Zahlungsart. Wenn für einen Kunden nicht der Systemstandard verwendet werden soll, kann man dem Kunden eine bestimmte Zahlungskondition zugewiesen werden. Dazu das Häkchen im Feld Standard Zahlungskonditionen verwenden entfernen und über das Popup-Menü die gewünschte Zahlungskondition auswählen. Diese werden ebenfalls in den administrativen Einstellungen festgelegt.

—> administrative Einstellungen / Zahlungskonditionen

globale Mahneinstellungen verwenden. Hier können die Mahneinstellungen für den Kunden festlegt werden. Es können die Standardeinstellungen verwendet werden, die in den administrativen Einstellungen voreingestellt wurden - dafür das Feld globale Mahneinstellungen verwenden aktivieren. Es werden die Vorgaben verwendet, die in den administrativen Einstellungen vorgegeben werden.

—> administrative Einstellungen / Mahnwesen

Mahnsperre. Wenn mit einem Kunden ein besonderer Zahlungszeitraum vereinbart wurde, kann eine Mahnsperre hinterlegt werden. Dieser Kunde wird dann nicht in dem sonst üblichen Zeitraum angemahnt.

1. Mahnung nach., 2. Mahnung nach., 3. Mahnung nach. Werden dem Kunden andere Mahnkonditionen gewährt als die allgemein üblichen (administrative Einstellungen/Mahnwesen), können hier individuelle Mahnintervalle hinterlegt werden.

Hier können Bemerkungen, Notizen eingetragen werden.

Diese Daten werden zum Bankeinzug per Lastschriftverfahren benötigt.

Kontoinhaber. Name des Kontoinhabers eingeben.

Bankname. Den Banknamen des Kreditinstitutes eingeben.

Kontonummer., BLZ:. Hier die Kontonummer des Kontoinhabers und die Bankleitzahl (BLZ) des Kreditinstitutes eintragen.

IBAN. Bei der IBAN handelt es sich um eine weltweit gültige Nummer für das Girokonto. Im Rahmen der Einführung des SEPA-Systems für Überweisungen löst sie seit 2008 Schritt für Schritt die Kontonummer und Bankleitzahl ab. Die IBAN Nummer ist in Deutschland immer 22 stellig. Zur besseren lesbarkeit kann die IBAN durch Leerzeichen oder Bindestriche unterteilt werden. Die herkömmliche Schreibweise sieht so aus: DE88 1234 5678 9012 3456 78

BIC. Beim BIC (Bank Identifier Code) handelt es sich um eine von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) festgelegte international gültige Bankleitzahl.

Der BIC-Code besteht aus acht oder elf alphanumerischen Zeichen und ist wie folgt untergliedert:

• 4-stelliger Bankcode
• 2-stelliger Ländercode
• 2-stellige Codierung des Ortes
• 3-stellige Kennzeichnung der Filiale (optional)

Lastschrift. LS-Verfahren für Zahlungsausgänge aktiviert (DTA Export)

Dieses Feld ist anzuklicken, wenn der Kunde zum Lastschriftverfahren freigegeben werden soll.

Bonität. Die Bonitätsprüfung zeigt an, ob der Kunde bereits eine positive Prüfung hatte. Die Einstellung muss manuell erfolgen.

Durchgeführt am. Hier wird das Datum der letzten Bonitätsprüfung eingetragen.

Boni-Index. Ein Bonitätsindex ist ein Maßstab zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit. Der Bonitätsindex dient als Prognosewert zur Beurteilung der Zahlungsfähigkeit und basiert auf einer Vielzahl von Kennwerten (z. B. Eigenkapital, Liquidität, Erlös, Zahlungsverhalten). Ein Vertragspartner kann dadurch besser ein Zahlungs- oder Insolvenzrisiko bei einem Vertragsschluss abschätzen. In der Regel bedeutet ein kleiner Wert eine gute und ein großer Wert eine schlechte Bonität.

Anzahl der Mitarbeiter. Die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter des Unternehmens eintragen, wenn bekannt.

Firmengründung. Das Gründungsjahr der Firma (Kunden) eingeben.

Preisklasse

Die Preisklassen werden über die Preisklassenliste erstellt und festgelegt. Über den Aktionsbutton „+“ öffnet sich ein Popup-Menü, welches die vorhandenen Preisklassen anzeigt. Hier die gewünschte Auswahl treffen. Es können selbstverständlich mehrere Preisklassen in die Tabelle aufgenommen werden. Die Preisklassen sind hier nicht änderbar. Soll eine Preisklasse aus dieser Liste gelöscht werden, diese markieren und mit dem Aktionsbutton Minus entfernen.

Artikel

Soll dem Kunden ein oder mehrere Artikel zugeordnet werden, die nur für diesen Kunden zu einem Sonderpreis erhältlich sind, den Aktionsbutton „+“ drücken. Über das Fenster für die Artikelsuche den entsprechenden Artikel selektieren. Die Spalten Sonderpreis, gültig von, gültig bis und Einsatz sind durch Doppelklick editierbar. Soll ein Artikel aus dieser Liste gelöscht werden, diesen markieren und mit dem Aktionsbutton „-“ entfernen.

Hier werden Angaben zur Lieferadresse des Kunden hinterlegt. Voreingestellt wird die Kundenadresse als Lieferadresse übernommen. Wenn diese jedoch voneinander abweichen, besteht hier die Möglichkeit mehrere Lieferadressen zu hinterlegen. Über die Schaltfläche Hinzufügen fügt man eine Lieferadresse hinzu. Soll eine Adresse gelöscht werden, so muss diese markiert sein und dann die Schaltfläche Entfernen gedrückt werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Nach der Eingabe die Schaltfläche Sichern anklicken.