Dokumentenliste
In der folgenden Abbildung werden die verschiedenen Dokumente der „Musterfirma“ angezeigt.
Die Liste enthält standartmäßig folgende Spalten:
- Typ. Hier wird der Typ des Dokuments angezeigt (bspw. Brief, Mahnung, Rechnung, Packschein)
- Titel. Der Name, unter dem das Dokument gespeichert wurde.
- Adresse. Hier wird der Adressat des Dokuments angezeigt.
- Veranstaltung. In der Spalte Veranstaltung wird die jeweilige Vertragsnummer und der Name der Veranstaltung (wenn er hinterlegt wurde) vermerkt. Als Vorgang wird bspw. Angebot, Mietvertrag, Rechnung und ggf. Mahnungen zu einem Event bezeichnet.Über diese Spalte besteht die Möglichkeit, die Dokumente einer Firma nach Vorgang zu sortieren und somit auf einen Blick zu sehen, welche Dokumente zu welchem Event erstellt wurden.
- Geändert am / Geändert um. Wenn im Dokument Änderungen vorgenommen wurden, werden in diesen Spalten das Änderungsdatum und die -uhrzeit angezeigt.
- Geändert von. In diese Spalte wird sichtbar, welcher Mitarbeiter die Änderung vorgenommen hat.
- Erstellt am / Erstellt um. Erstellungsdatum und -uhrzeit des Dokuments.
- Erstellt von. In diese Spalte wird angezeigt, welcher Mitarbeiter das Dokument erstellt hat.
Schaltflächen der Dokumentenliste
1. Hinzufügen. Neues Anschreiben für die diese Adresse erstellen.
2. Duplizieren. Das markierte Dokument duplizieren. Es öffnet sich die Textverarbeitung, zum weiteren Bearbeiten des Duplikats.
3. Editieren. Öffnen bzw. Bearbeiten des markierten Dokumentes.
4. Entfernen. Löschen des markierten Dokumentes. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage.
5. Suche. Suche nach Dokumenten für die ausgewählte Adresse.
6. Suche. Neue Suche.
7. Suche innerhalb. Suche nach Dokumenten innerhalb der bereits angezeigten Dokumentenliste.
8. Drucken. Ausdrucken der angezeigten Dokumentenliste. Durch das Markieren der einzelnen Dokumente ist der Ausdruck variabel gestaltbar.
Die Spaltenbreite ist manuell skalierbar. Dazu den Cursor im Spaltenkopf am rechten Ende der Spalte setzen und die Spaltenbegrenzung verschieben.
Rechte Maustaste auf markierte Adresse
Auswahl anzeigen
Alle markierten Adressen werden in der Adressliste angezeigt.
Umbenennen
Der Titel des markierten Dokumentes kann hier umbenannt werden.
Auswahloptionen zur Änderung der Ansicht der Adressliste
Rechte Maustaste auf Spaltenkopf
Wenn mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf geklickt wird, öffnet sich ein Popup-Fenster. (siehe rechts)
- Spalte einfügen
Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken, es öffnet sich ein Popup-Fenster mit eine großen Anzahl an Datenbankfeldern, die hier in die Adressliste eingefügt werden können. Die Spalte wird vor der angeklickten Spalte eingefügt.
- Spalte ändern
Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken, es öffnet sich ein Popup-Fenster mit sämtlichen Feldern, die hier in die Adressliste eingefügt werden können. Die angeklickte Spalte wird mit der neu ausgewählten ersetzt.
- Spalte löschen
Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf der Spalte, die gelöscht werden soll, klicken. Er erfolgt keine Sicherheitsabfrage.
- Titel umbenennen
Der Spaltenkopf kann umbenannt werden. Dazu auf den gewünschten Spaltenkopf mit der rechten Maustaste klicken und die Option Titel umbenennen wählen. Jetzt den neuen Namen eintragen und mit Ok bestätigen.
- Format
Für numerische Felder, Datums- und Uhrzeitangaben usw. besteht die Möglichkeit das Format zu ändern.
- Schrift, Größe, Stil, Ausrichtung, Farben, Linien, Zeilenhöhe
Das gesamte Adresslistenfenster kann mit Hilfe dieser Funktionen, den eigenen Wünschen angepasst werden.
* Laufleiste einblenden
Im unteren Bereich des Adresslistenfensters kann die Laufleiste ein- und ausgeblendet werden.
Alle hier vorgenommenen Einstellungen lassen sich in Templates abspeichern.