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Email

Allgemein

Über ein in epirent integriertes Emailprogramm können Sie zum einen individuelle Emails an einzelne ausgesuchte Kunden versenden, zum anderen können Sie eine Gruppe von Emailadressaten nach Ihren Wünschen zusammenstellen, die die gleiche Mail erhalten sollen.
Die jeweiligen Emailadressen werden aus der Adressdatenbank entnommen, sodass eine separate Pflege Ihrer Email-Verteiler überflüssig wird.
epirent ist nicht auf den Empfang von Emails ausgerichtet.
Eine Übersicht über Ihre versendeten E-Mails finden Sie unter dem Menüpunkt „Gesendete Emails“.

—> Einstellungen zum Emailversand: u.a. Einstellungen der Signatur.


Beschreibung Email-Fenster


1. Adress-Icon. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich nebenstehendes Fenster „Adressbuch“.
Es teilt sich in zwei Bereiche: links der Bereich der Adresssuche und rechts der Bereich der Adresszuordnung.
Hier können Sie auswählen, ob eine Adresse unter „To“ eingetragen wird oder ins „Cc“ oder „BCc“.
Im Fuß des Fensters finden Sie das Textfeld „Suche“. Tragen Sie hier den Namen des gewünschten Adressaten ein.
Im Bereich darüber wird das Suchergebnis angezeigt. Markieren Sie die gewünschte Adresse durch Anklicken mit dem Mauszeiger.
Über den Button „Alle zeigen“ können Sie sich auch alle existierenden Adressen anzeigen lassen und dann durch anklicken des Eintrags die gewünschte Adresse auswählen.

Über die mittig angezeigten Pfeile können Sie eine Adresse auswählen und auch wieder löschen.
Der Pfeil übernimmt die ausgewählte Adresse in den jeweiligen Bereich „To“, „Cc“ oder „BCc“, wo Name und Emailadresse dann angezeigt werden.
Der schwarze Pfeil löscht diesen Eintrag wieder.

2. An. In diese Zeile wird die Emailadresse des Adressaten eingetragen. Klicken Sie dafür mit dem Mauszeiger in die Textzeile.
Kopie. (Cc) Wenn Sie eine Email an einen zweiten Adressaten in Kopie senden wollen, tragen Sie in diese Zeile die Emailadresse dieses zweiten Adressaten ein.
Wenn die Email an mehrere Adressaten gehen soll, können auch mehr als eine Adresse eintragen.
Bitte beachten Sie, dass die unter Kopie (Cc) eingetragenen Emailadressen für alle Empfänger sichtbar sind (= offener Verteiler).
Blindkopie.(BCc) Wenn Sie eine Email an einen zweiten oder mehrere Adressaten senden wollen, ohne dass die Empfänger Einsicht nehmen können, an welchen Verteiler die Email gegangen ist, tragen Sie die restlichen Empfängeradressen in diese Zeile ein (= versteckter Verteiler). Antwort an. Wenn die Adressaten ihre Antwort an eine bestimmte Emailadresse senden sollen, tragen Sie diese Adresse in diese Zeile ein.
Ansonsten geht die Antwort an die unter „Absender“ eingetragene Emailadresse.


3. Betreff. Der Betreff sollte kurz und aussagekräftig sein, idealerweise eine Kurzfassung des Inhaltes der Nachricht beziehungsweise der Thematik sein.
Eine kurze, prägnante Betreffzeile ermöglicht dem Empfänger die schnelle thematische Zuordnung und Bearbeitung der Nachricht.
Anhand eines sinnvollen und eindeutigen Betreffs kann die Nachricht geordnet werden und Sachverhalte lassen sich besser nachverfolgen.

4. Absender. Hier wird automatisch die Emailadresse des jeweils angemeldeten Benutzers eingetragen. Sie wird im Menüpunkt „Persönliches“ unter „persönliche Einstellungen“ konfiguriert und hinterlegt.
—> Persönliche Einstellungen / epirent/ Kommunikation

5. Speicheroption Email. Sie haben die Möglichkeiten die in der E-Mail verwendete Emailadresse im Dokumentenarchiv zur Kundenadresse zu speichern.
Aktivieren Sie hierfür das Feld.

6. Senden. Wenn Sie diesen Button anklicken, werden die E- Mails versendet.

7. Drucken. Wenn das Ankreuzfeld „Drucken“ aktiviert ist, wird die Mail direkt ausgedruckt.

8. Entwurf speichern. Über diesen Button können Sie eine noch nicht beendete E-Mail sichern und später weiter schreiben. Sie wird in „Gesendete Emails“ im Bereich „Entwürfe“ gesichert und kann dort auch wieder abgerufen werden.

9. Vorschau. In der Vorschau wird die gesamte Email angezeigt, inkl. der Signatur, wenn vorhanden.

10. Anhang. Im Kopfbereich rechts können Sie eine Datei an eine E-Mail anhängen, de dann an den Empfänger mitgeschickt wird.
Klicken Sie auf den Button „*“, öffnet sich der Standarddialog Ihrer Plattform. Wählen Sie die anzuhängende Datei aus und klicken auf „Öffnen“.
Die ausgewählte Datei wird nun im Fensterbereich „Anhang/Dateien“ angezeigt.
Wenn Sie weitere Dateien mitversenden wollen, klicken Sie erneut auf den Button „+“ und wiederholen Sie die beschriebene Vorgehensweise.

Über dem Feld, in dem die Anlagen angezeigt werden, finden Sei ein Icon mit einem schwarzen I. Über dieses Icon können Sie sich anzeigen lassen, wo auf Ihrem Rechner die Anlage zu finden ist.
Sie können angehängte Dateien auch wieder entfernen. Markieren sie die zu entfernende Anlage mit dem Mauszeiger und klicken Sie auf den Button „-“.
Die Anlage wird sofort aus dem Fensterbereich gelöscht.

11. Email-Text. Hier geben Sie den Emailtext ein.