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Einrichten und Erstellen eines Serienbriefes in epirent

Serienbrief

Ein Serienbrief ist ein Ausdruck auf Papier gleichen Inhalts, adressiert an Firmen oder Personen. Die Zieladressen können vorher durch eine Suche gefiltert werden. Zu jeder Adresse können auch Ansprechpartner gewählt werden. Es gibt dabei die Option, das alle, nur bestimmte oder keine Ansprechpartner einer Adresse angeschrieben werden können. Im Inhalt kann der Adressat auch direkt angesprochen werden (Personalisierung eines Schreibens).

1. Erstellen einer Dokumentvorlage

Als erstes muss eine Dokumentvorlage mit dem generellen Inhalt des Briefes und zusätzlich mit dynamischen Textbausteinen (Adressfeld, Anrede des Ansprechpartners, etc.) erstellt werden. Das ist zu finden unter Menü Ablage/Dokumnetvorlagen.

2. Auswahl der Adressen

Eine bestimmte Auswahl an Adressen kann mit der Suche erstellt werden. Wenn der Aufbau der Adressauswahl über einen größeren Zeitraum geht, ist es ratsam, hier im Vorfeld den Suchindex zu benutzen. Hiermit lassen sich nach und nach Adressen markieren und dann später mit einem mal aus einer großen Auswahl herausfiltern. Wenn die anzuschreibenden Adressen in der Liste gefunden sind, werden die noch mit der Maus ausgewählt. Wenn alle Adressen in der Liste angeschrieben werden sollen, dann reicht ein Strg + A (Windows) oder CMD + A (macOS) zu drücken.

3. Bestimmen der Ansprechpartner

Nun in der Adressliste oben links den kleinen weißen Pfeil drücken, der die erweiterten Funktionen zu den Adressen zeigt. Im darunter aufgehenden Auswahlbereich erschient ein Eintrag, genannt Serienbrief. Diese bitte doppelt klicken.

Adressaten genauer definierten. Es stehen 3 Optionen zur Auswahl.

  1. Alle Adressen ohne Ansprechpartner. Mit dieser Option werden alle Hauptadressen ohne Ansprechpartner angeschrieben. Auch wenn eine Adresse mehrere Anschriften besitzt, wird diejenige Anschrift benutzt, die die Markierung Für Serienbriefaktion nutzen hat. Sollte die Serienbriefzulassung nicht beachtet werden, wir die erste Anschrift der Adresse benutzt.
  2. Ansprechpartner mit Suchindex. Mit dieser Option werden bestimmte Ansprechpartner ausgewählt, die einen selbst definierten Index hinterlegt haben. Dieser Index muss bei der Option ausgewählt sein. Mit der Unteroption Adresse benutzen wenn kein Ansprechpartner gefunden kann im Falle, das kein Ansprechpartner den Bedingungen entspricht, die Hauptadresse angeschrieben werden.
  3. Alle Ansprechpartner. Mit dieser Option werden alle Ansprechpartner ausgewählt, die in der Adresse enthalten sind. Mit der Unteroption Adresse benutzen wenn kein Ansprechpartner gefunden kann im Falle, das kein Ansprechpartner den Bedingungen entspricht (keine Serienbriefzulassung), die Hauptadresse angeschrieben werden.

Sollte ein Ansprechpartner keine Anschrift besitzen, oder nur eins der 3 folgenden Felder leer sein (Straße, PLZ, Ort), wird die Anschrift aus der Hauptadresse genommen. Diese muss wiederum die Serienbriefzulassung besitzen. Jede Adresse oder Ansprechpartner wird nur einmalig ausgedruckt, auch wenn sie mehrere Anschriften besitzen.

Die Option „Serienbrief-Option beachten“ ist standardmäßig an und dient dazu, die Serienbriefzulassung in bestimmten Fällen außer Kraft setzen zu können.

5. Auswahl des Briefes

Im nächsten Dialog, der immer bei einem Druck erscheint, wählt man die zuvor erstellte Dokumentvorlage aus. Die geschieht mit einem Doppelklick auf die Vorlage oder mit dem Button Öffnen unten rechts.

6. Bestimmen der Druckoptionen

Im nächsten Schritt können noch 2 Optionen gewählt werden, wie mit dem Dokument umgegangen werden soll.

  1. die erstellten Dokumente bei der Adresse hinterlegt werden (für eine spätere Nachvollziehbarkeit)
  2. die zu erstellen Dokumente erstmal nacheinander in der Textverarbeitung gezeigt werden (zu Kontrollzwecken). Der Vorgang kann dann während des Anzeigen auch abgebrochen oder ohne weiteres Anzeigen fortgeführt werden.

Abschließend kommt der bekannte Druckdialog. Danach erfolgt der Druck der Serienbriefe.