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Dokumentvorlagen / Allgemein

Um Zeit bei der Erstellung von PDF's zu sparen, gibt es in epirent die Möglichkeit Dokumentvorlagen zu verwenden. Dabei lassen sich Dokumentvorlagen individeull anpassen und durch dynamische Textbausteine befüllen.

Ob vorgedrucktes Briefpapier verwendet werden, das eigene Logo digital eingesetzt oder eine spezifische Information ausgegeben werden soll - mit den richtigen Vorlagen und den passenden Einstellungen ist all das umsetzbar.
Dafür stehen verschiedene Dokumenttypen (z.B. Angebot, Rechnung, Lieferschein, Mahnung, etc.) zur Verfügung. Die unterschiedlichen Vorlagen werden neben statischen Texten durch sogenannte Textbausteine (Referenzbausteine) dynamisch befüllt. Diese hilfreichen Befehle ermöglichen es, unterschiedliche Informationen aus der Datenbank in den Dokumenten zu verwenden.

Unter dem Menüpunkt Ablage (bzw. Datei) –> Dokumentenvorlagen können diese Vorlagen erstellt, dupliziert, bearbeitet und auch gelöscht werden. Hier werden alle vorhandenen Dokumnetvorlagen namentlich angezeigt. Das Programm enthält standardmäßig Mustervorlagen, welche als Beispiel für das anlegen neuer Dokumentvorlagen verwendet werden können.


Im unteren Bereich findet man das DropDown-Menü „Mandant“. Dies ist nur aktiv, wenn das Modul „Mandant“ mindestens einmal erworben wurde. Wenn das Programm epirent von verschiedenen Mandanten (= verschiedenen Firmen) genutzt wird, benötigen diese eventuell verschiedene Vorlagen mit abweichender Gestaltung. Über das DropDown-Menü wählt man den gewünschten Mandanten aus. Die Auflistung zeigt dann die Vorlagen des ausgewählten Mandanten.


Import: Mit Klick auf Import öffnet sich das Dialogfenster, über das die zu importierende Datei (txt) ausgewählt werden kann. Hier auf Öffnen klicken, um die ausgewählte Datei zu importieren. Es erscheint ein Hinweisfenster, welches die Zahl der importierten Vorlagen angibt. Der Name und der Vorlagentyp werden übernommen.
—> Import von Dokumentvorlagen

Export: Zum Exportieren, eine oder mehrere Dokumentenvorlagen markieren und anschließend Export anklicken, die Exportdatei benennen und einen Speicherort auswählen. Auf Sichern klicken, um den Export abzuschließen.

Hinweis: Ordner können nicht exportiert werden. Die Vorlagen müssen markiert werden.


Neue Vorlage: Durch anklicken kann eine neue Dokumentenvorlage erstellt werde. Dazu in den Feldern unten die entsprechenden Angaben eintragen.

Hinweis: Für die Neuanlage einer Vorlage ist es oft einfacher, eine bereits bestehende Vorlage zu duplizieren und das Duplikat anschließend abzuändern!

Neuer Report:
Neuer Ordner: Durch Anklicken wird ein Ordner erstellt, für diesen wird im Feld „Vorlagenname“ der Ordnername eingegeben. Per Drag&Drop können die Dokumentenvorlagen in den Ordner verschoben werden.


Editieren: Eine Dokumentenvorlage markieren. Durch Klick auf Editieren öffnet sich die ausgewählte Vorlage und kann bearbeitet werden. Durch Doppelklick auf die Vorlage öffnet sich dieses ebenfalls.


Duplizieren: Eine bereits vorhandene Dokumentenvorlage kann über diese Schaltfläche kopiert werden.


Löschen: Um eine Dokumentenvorlage zu entfernen, diese Markieren und die „Lösch-Schaltfläche“ anklicken. Anschließend erfolgt eine Sicherheitsabfrage.


Vorlagenname: Hier wird der Name für die Vorlage angegeben und kann hier auch jederzeit geändert werden. Dazu vorher die Vorlage oben markieren.


Dokumententyp: Hier erfolgt die Zuweisung, damit wenn z.B. ein Angebot ausgedruckt werden soll. Die entsprechende Vorlage öffnet sich automatisch, sodass Sie nicht manuell ausgewählt werden muss.

Der Dokumententyp gibt also an, um was für eine Art Vorlage es sich handelt. Bei der Zuordnung des Dokumententyps wird zwischen Windows- und Mac-Vorlagen unterschieden.

Hinweis: Man kann eine Vorlage auf beiden Plattformen (Mac und Windows) nutzen. Dafür muss die Zuordnung des Dokumententyps über das PopUp-Menü „Dokumententyp“ angepasst werden. Achten Sie darauf, die verwendeten Schriftarten von beiden Betriebssystemen verwendet werden können.

Nach einem Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich ein DropDown-Menü mit den folgenden Auswahlmöglichkeiten: keine Zuordnung, Mac- oder Windows-Vorlagen.

Ohne Zuordnung: Diese Option ist für Vorlagen gedacht, für die es keinen Dokumenttyp gibt und ist somit gut geeignet für beispielsweise regelmäßige Rundschreiben o.ä.). Somit besteht die Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, die nicht standardmäßig in epirent vorgesehen sind.

Nach der Auswahl zwischen Mac- oder Windowsvorlagen werden folgende Kategorien angezeigt:
Artikel, Adresse, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Einkauf, Mahnwesen

Im Beispiel rechts erfolgte die Auswahl für den Auftrag.
Ein weiteres DropDown-Menü erscheint. Hier erfolgt die Zuordnung, um welches Dokument es sich handelt. In unserem Fall z.B. um den Mietauftrag (Auftragsbestätigung/Vertrag)

Oftmals werden Firmenlogo und ggf. auch die Firmierung direkt auf das Briefpapier vorgedruckt. Wenn dies nicht der Fall ist, kann man hier eine Vorlage auswählen, in der das Logo als Grafik in die Vorlage eingebunden und mit ausgedruckt wird. Diese Vorlage eignet sich auch für die Erstellung von PDF-Dateien, in die eine Grafik eingebunden sein soll.

WICHTIG: Ein Vorlagentyp darf im System nur einmal vorkommen. Wenn man mehrere Vorlagen des gleichen Typs erstellt hat, kann es zu Überschneidungen kommen. Um dies zu verhindern, werden die restlichen Vorlagen deaktivert, d.h. sie werden auf „ohne Zuordnung“ gesetzt.


Titel des Dokumentes: Wird das Dokument später nach der Erstellung gespeichert, kann hier ein Standard-Name festgelegt werden, der mit Hilfe der Bausteine dynamisch gehalten werden kann.
Im Beispiel oben wurde AU für Auftrag eingegeben und über die Lupe der Baustein „Auftragsnummer“ zusätzlich ausgewählt.
Wenn ein Auftrag später beispielsweise als PDF-Datei gespeichert wird, heißt das Dokument: AU_154711-01