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Anlegen von Adressen

Um in der Datenbank eine neue Adresse anlzuegen, muss im Menü unter Stammdaten auf Adresse anlegen oder alternativ über die Toolbar, der Button neue Adresse anlegen geklickt werden.



Es öffnet sich das Fenster Adresse.



Unter dem Reiter Adresse befinden sich folgende Eingabebereiche: Basisdaten, Kunde, Lieferant, Location, Vertriebstätigkeiten und Geheimnisse.

Bevor mit dem Anlegen der Adressdaten begonnen werden kann, muss in dem Eingabebereich Basisdaten ausgewählt werden, ob es sich um eine Firmenadresse oder um eine Einzelperson handelt. Je nach Auswahl passt sich das Formular den Anforderungen an; ebenso ob es sich um einen Interessenten, Kunden oder um einen Lieferanten handelt, wobei zu beachten ist, dass ein Kunde auch Lieferant sein kann. So ist in diesem Fall eine Mehrfachkennzeichnung möglich. Es gibt aber auch Adressen, die weder Interessent, Kunden noch Lieferanten sind. Dann wird keines der Felder angeklickt. Es besteht die Möglichkeit, jeder Fimra oder Einzelperson eine Location zu zuweisen. Eine Location, kann z.B. ein Saal oder ein Gebäude mit mehreren Räumen sein.


Firma

Soll eine neue Firmenanschrift eingeben werden, müssen Sie das Feld Firma anklicken und die Felder der Eingabemaske werden entsprechend angepasst.

Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, ein Bild (z.B. Firmenlogo) einzustellen. Dazu im Bereich Foto auf das „+“ klicken und die gewünschte Bilddatei auswählen. Mit „OK“ bestätigen und das Bild wird im Bereich „Foto“ angezeigt. Die Bilder sollten im Format jpg, gif oder png bereitgestellt werden. Soll ein Bild gelöscht werden, auf den „Minus“ Button klicken. Anschließend wir das Foto gelöscht und nicht mehr angezeigt.


Einzelperson

Wenn sich die neue Adresse, auf eine Einzelperson bezieht, klicken Sie auf das Feld Einzelperson. In der Eingabemaske werden jetzt die Felder zur Eingabe von Anrede, Titel, Vor-, Spitz- und Nachnamen angezeigt. Einzelperson kann sich z.B. ein in- oder externer Mitarbeiter sein.

Ansonsten sind die Eingabeoptionen genauso wie bei einer Firma. Egal ob die Einzelperson Kunde, Lieferant oder beides ist, die Eingabemasken bleiben gleich.


Kunden-/Lieferantennummer

Es soll eine neue Firma als Kunde angelegt werden. Durch das Anklicken der Option „Kunde“ öffnet sich das Fenster Anfrage und bietet Ihnen eine automatisch generierte Kundennummer an. Diese mit „OK“ bestätigen oder aber eine gewünschte Kundennummer vergeben. Das System überprüft, ob die ausgewählte Kundennummer bereits vergeben ist.

Soll die neu angelegte Firma nicht nur Kunde, sondern auch Lieferant sein, so ist die Option „Liefrant“ zu wählen. Mit dieser Kennzeichnung öffnet sich ein weiteres Fenster Anfrage. Hier ist das gleiche Verhalten wie bei der Kundennummer, weder Kunden- noch Lieferantennummern werden doppelt vergeben. Die Zuordnung ist immer eindeutig.


Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter kann ein in- oder externer Mitarbeiter sein.

LINK: Anlegen von Mitarbeitern


VIP

Wird die Option „V.I.P.“ ausgewählt, kann die Adresse mit allen zusammenhängenden Angaben für bestimmte Nutzer gesperrt werden, d. h. sie wird in der Datenbank nicht angezeigt. Nur für Nutzer mit bestimmten Zugangsrechten sind diese so markierten Adressen einsehbar. Dies ist wichtig bei prominenten Kunden, die Wert darauf legen, dass ihre Daten nicht in die Öffentlichkeit gelangen.

—> administrative Einstellungen / Benutzerverwaltung


Rechts oben in der Adressliste befindet sich ein Button zur Positions- und Größenspeicherung des Fensters. (Schnecke)
Die aktuelle Ansicht des Fensters wird gespeichert.
Sofern Sie die Ansicht des Fensters erneut öffnen, erhalten Sie die zuvor gespeicherte Einstellung.