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Zuletzt angesehen: adresslist

Die Adressliste


Nach einer erfolgreichen Sucheingabe öffnet sich die Adressliste.
—> Adresssuche

In der Adressliste wird der Kurzeintrag der Adresse, bestehend aus: Typ, Kunden-Nr., Name, Land/PLZ/Ort, Telefon- und Fax-Nummer angezeigt.

Im oberen Bereich der Adressliste befinden sich anklickbare Icons. Wenn man mit dem Mauspfeil auf ein Icon geht, erscheinen kleine Tooltips (Hilfsfenster), die die Funktion erklären.

In der schwarzen Zeile rechts steht Adressen und dann eine Folge von drei Zahlen durch Schrägstriche getrennt. Die letzte Zahl ist die Anzahl der Adressen in der Datenbank. Die mittlere Zahl gibt die Zahl einer Suche oder einer Adressauswahl an. Die erste Zahl gibt Auskunft über die Anzahl der markierten Adressen, die dann in der Liste farbig unterlegt sind.
Es folgt ein T:– und zwei Dreiecke zum Öffnen eines Popup-Fensters zur Bearbeitung der Templates.

Im linken Bereich des Fensters befinden sich die Arbeitsoptionen der Adressliste. Die Ansicht lässt sich über das Anklicken des kleinen Dreiecks sichtbar machen.

Die Spaltenüberschrift Typ gibt Auskunft über die Kategorie der Adresse. Wenn bei einer Adresse in dieser Spalte nichts angezeigt wird, sind keine Angaben darüber hinterlegt, d. h. die Adresse ist z.B. nur als allgemeine Adresse angelegt worden oder es handelt sich um eine Mitarbeiter-Adresse.

Typ Beschreibung
K Kunde
L Lieferant
Loc Location
I Interessent

Die Spaltenbreite ist manuell skalierbar. Dazu den Cursor im Spaltenkopf am rechten Ende der Spalte setzen und die Spaltenbegrenzung verschieben.


Rechte Maustaste auf markierte Adresse

Zeile in Zwischenablage kopieren
Beschreibung

Auswahl anzeigen
Alle markierten Adressen werden in der Adressliste angezeigt.

Farbe
Es besteht die Möglichkeit die Adressen für einen noch schnelleren Überblick farblich zu markieren. Wie im Beispiel oben den Kunden, Lieferanten und Personal eine eigene Farbe zu zu ordnen. Dazu die entsprechenden Adressen markieren (Mehrfachnennung möglich) und mit der rechten Maustaste auf die Markierung klicken, es öffnet sich ein Popup-Fenster, hier im Menüpunkt Farbe die gewünschte auswählen. In der ersten Spalte wird diese farbige Auswahl angezeigt.

Kontakt aufnehmen
Hier kann man direkt aus der Adressliste die angezeigt Telefonnummer anrufen.


Auswahloptionen zur Änderung der Ansicht der Adressliste
Rechte Maustaste auf Spaltenkopf

Wenn mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf geklickt wird, öffnet sich ein Popup-Fenster. (siehe rechts)

Spalte einfügen
Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken, es öffnet sich ein Popup-Fenster mit eine großen Anzahl an Datenbankfeldern, die hier in die Adressliste eingefügt werden können. Die Spalte wird vor der angeklickten Spalte eingefügt.

Spalte ändern
Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken, es öffnet sich ein Popup-Fenster mit sämtlichen Feldern, die hier in die Adressliste eingefügt werden können. Die angeklickte Spalte wird mit der neu ausgewählten ersetzt.

Spalte löschen
Mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf der Spalte, die gelöscht werden soll, klicken. Er erfolgt keine Sicherheitsabfrage.

Titel umbenennen
Der Spaltenkopf kann umbenannt werden. Dazu auf den gewünschten Spaltenkopf mit der rechten Maustaste klicken und die Option Titel umbenennen wählen. Jetzt den neuen Namen eintragen und mit Ok bestätigen.

Format
Für numerische Felder, Datums- und Uhrzeitangaben usw. besteht die Möglichkeit das Format zu ändern.

Schrift, Größe, Stil, Ausrichtung, Farben, Linien, Zeilenhöhe
Das gesamte Adresslistenfenster kann mit Hilfe dieser Funktionen, den eigenen Wünschen angepasst werden.

Laufleiste einblenden
Im unteren Bereich des Adresslistenfensters kann die Laufleiste ein- und ausgeblendet werden.


Alle hier vorgenommenen Einstellungen lassen sich in Templates abspeichern.


Templates

Template
Alle in der Adressliste vorgenommenen Einstellungen, wie eine neue Spaltenauswahl und -zusammenstellung lassen sich in Templates abspeichern und immer wieder abrufen.


Template erstellen:
Um die aktuelle Spaltenansicht in der Adressliste zu speichern, die Option Template erstellen auswählen. Einen Namen eintragen und mit Ok bestätigen. Dieses Template ist jetzt jederzeit abrufbar.

Template umbenennen:
Das aktuell ausgewählte Template lässt sich über die Option Template umbenennen mit einem neuen Namen versehen. Diesen eingeben und mit Ok bestätigen.

Template löschen:
Das aktuell ausgewählte Template lässt sich über die Option Template löschen entfernen. Es erfolgt keine Sicherheitsabfrage.

Template importieren:
Nach der Auswahl Template importieren: öffnet sich der Finder/Explorer. Den Speicherort auswählen und einen Dateinamen eingeben.

Template exportieren:
Nach der Auswahl Template importieren: öffnet sich der Finder/Explorer. Hier die entsprechende Datei auswählen, es handelt sich in der Regel um eine elt-Datei.

Template für andere Benutzer freigeben:
Bei der Auswahl von Template für andere Benutzer freigeben öffnet sich ein Fenster, in welchem die Teilnehmer bestimmt werden, die das ausgewählte Template ebenfalls zur Verfügung haben sollen.


Rechts oben in der Adressliste befindet sich ein Button zur Positions- und Größenspeicherung des Fensters. (Schnecke)
Die aktuelle Ansicht des Fensters wird gespeichert.


Die Tabelle und ihre Icons


1. Datensatz editieren
Mit dem Button Datensatz editieren öffnet sich für die aktuell markierte Adresse die dazugehörige Adresseingabemaske. Sind mehrere Adressen markiert, wird die oberste Adresse geöffnet. Eine Adresse lässt sich ebenfalls über einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnen.


2. Datensatz deaktivieren / löschen

Über den Button Datensatz deaktivieren / löschen können Adressen deaktiviert werden, z.B. wenn es sich um einen ehemaligen Kunde handelt. Die Adresse ist nicht gelöscht, wird aber in der Adressliste nicht angezeigt (Ausnahme man wählt rechts oben in der Adressliste inaktive Adressen aus).
Sind mehrere Adressen markiert, werden diese auch alle deaktiviert. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. In der Adressmaske in der Registerkarte Basisdaten läßt sich mit einem Haken im Aktiv-Feld, die Adresse wieder aktivieren.
—> Adresse/Basisdaten

:!: Achtung:
Wenn eine inaktive Adresse markiert ist und der Button Datensatz deaktivieren / löschen gedrückt wird, wird diese Adresse komplett aus epirent gelöscht.
Die Kunden- bzw. Lieferantennummer des gelöschten Datensatzes ist wieder verfügbar.


3. Brief schreiben an ausgewählte Adresse


Soll für die markierte Adresse ein Brief oder eine Rechnung erstellt werden, dann öffnet sich über den Button Brief schreiben das Fenster zum Dokument anlegen. Es kann ausgewählt werden, ob die Adressierung mit oder ohne Ansprechpartner erfolgen soll und es kann über die Lupe auch nochmals nach einer Adresse gesucht werden. Nach der Bestätigung mit Ok öffnet sich ein Anfragefenster, das mehrere Optionen zur Auswahl anbietet.
Es können bereits angelegte Vorlagen (bspw. Rechnungen, Mahnungen o.ä.) manuell ausgewählt werden. Um einen individuellen Text oder Brief anzulegen, den Button ohne Vorlage klicken. Es öffnet sich die Textverarbeitung.
—> Textverarbeitung


4 .Kontaktinfo anlegen


Mit dem Button Chronologieeintrag anlegen (Kontaktinfo) kann für die markierte Adresse individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. Es öffnet sich das Fenster Kontaktinfo. Die Felder Datum / Uhrzeit werden zeitgleich übernommen, sind aber über den Kalender- bzw. Urhzeit - Button änderbar. Um für ein Telefonat die Gesprächsdauer aufzuzeichnen, den Start - Button und zum Beenden, den Stop - Button klicken. Die Gesprächsdauer kann mit dem Klicken der rechten Maustaste auf das Feld manuell eingetragen und zurückgesetzt werden. Im Bereich Stichwort einen Eintrag zur Übersicht hinterlassen. Der Ansprechpartner wird übernommen, kann aber über die Pfeiltasten geändert werden. Es kann über ein Pop-up-Fenster eine Kontaktart zugeordnet werden. Wählt man z.B. Telefon aus, besteht die Möglichkeit in Feld darunter die Telefonnummer und ob es ein ankommender oder abgehender Anruf ist, zu hinterlassen. Im Feld unten können weitere Informationen hinterlassen werden.


Setzt man ein Häkchen bei Wiedervorlage, erweitert sich das Fenster und es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, zur Auswahl stehen 2, 4, 8, 14 Tage oder 1 Monat. Über den Kalender- bzw. Uhrzeit - Button ist eine manuelle Eingabe möglich. Es wird dann zur angegebenen Zeit ein Erinnerungsfenster (siehe rechts) in epirent geöffnet.


5. Suche über direkte Eingabe
Über die Direkteingabe in das Suchfeld erfolgt die Suche in allen vorhandenen aktiven Adressen der Datenbank.


6. Neue Adresssuche
Es öffnet sich die Suchmaske. Die Suche erfolgt in allen vorhandenen Adressen der Datenbank.
—> Adresssuche


7. Neue Suche in der aktuellen Auswahl
Diesen Icon betätigen, um innerhalb der aufgelisteten Adressen eine spezielle Adresse zu suchen. Es öffnet sich das Suchfenster Adressliste - Suche in Auswahl.


8. Drucken


Aktuelle Ansicht im Schnelldruck
Es werden alle markierten Adressen in der Ansicht der Adressliste gedruckt.

Adressliste drucken aus Vorlage
Es erfolgt ein Abfrage für die Vorlage, nach welcher gedruckt werden soll. Über den Plus - Icon können neue Vorlagen erstellt werden. Es werden alle markierten Adressen gedruckt.

Adresskartei drucken
Für alle markierten Adressen werden Adresskarteien gedruckt. In diesen Adresskarteien sind aufgeführt: Name, Anschrift, Kategorie (Typ), Bemerkungen, Kommunikation und Ansprechpartner.


9. Aktive/Inaktive Adressen
Umschalten der Anzeige zwischen den aktiven und inaktiven Adressen der Datenbank.


Bereich Arbeitsoptionen der Adressliste

Export
kompletter Export inkl. Ansprechpartner
Alle markierten Adressen werden mit Ansprechpartnern exportiert. Es muss ein Dateiname und ein Speicherort angegeben werden. Die Datei wird als csv-File abgespeichert und kann z.B. mit Excel geöffnet und weiter bearbeitet werden.

kompletter Export ohne Ansprechpartner
Alle markierten Adressen werden ohne Ansprechpartnern exportiert. Es muss ein Dateiname und ein Speicherort angegeben werden. Die Datei wird als csv-File abgespeichert und kann z.B. problemlos mit Excel geöffnet werden.

Exporteditor
Beschreibung folgt !


Etikettendruck
Ist keine Adresse in der Liste markiert, erfolgt eine Abfrage, ob alle Einträge aus der Liste genutzt werden sollen. Sind eine oder mehrere Adressen markiert öffnet sich ein Abfrage-Fenster. Zur Auswahl zum Etiketten drucken stehen:

  • alle Adressen ohne Ansprechpartner - Alle ausgewählten Adressen ohne ihre Ansprechpartner werden für den Etikettendruck genutzt.
  • Ansprechpartner mit Suchindex - Der Etikettendruck erfolgt nur für die Ansprechpartner, die mit Hilfe eines hinterlegten Index ermittelt worden sind. Es gibt hier die zusätzliche Option Adresse benutzen, wenn kein Ansprechpartner Bedingungen erfüllt, d.h. wenn von den ausgewählten Adressen, der Ansprechpartner nicht den Suchindex besitzt, werden diese Adresse dann trotzdem für den Etikettendruck genutzt.
  • alle Ansprechpartner - Es werden für alle Ansprechpartner der ausgewählten Adressen Etiketten gedruckt. Ist die zusätzliche Option Adresse benutzen wenn kein Ansprechpartner vorhanden gewählt, werden auch alle gewählten Adressen ohne Ansprechpartner gedruckt.

Bei allen Varianten öffnet sich ein Fenster zum Etikettendruck. Hier wird ausgewählt, welche Informationen sich auf das Etikett befinden sollen und die gesamte Optik der Etiketten festgelegt, wie Schriftgröße, Font, Ausrichtung, Rahmen usw..
Es besteht die Möglichkeit die hier erstellten Label für eine spätere Nutzung abzuspeichern.


Serienbrief
Ist keine Adresse in der Liste markiert, erfolgt eine Abfrage, ob alle Einträge aus der Liste genutzt werden sollen. Sind eine oder mehrere Adressen markiert öffnet sich ein Abfrage-Fenster. Zur Auswahl zum Serienbrief drucken stehen:

  • alle Adressen ohne Ansprechpartner - Alle ausgewählten Adressen ohne ihre Ansprechpartner werden für den Serienbrief genutzt.
  • Ansprechpartner mit Suchindex - Der Serienbriefdruck erfolgt nur für die Ansprechpartner, die mit Hilfe eines hinterlegten Index ermittelt worden sind. Es gibt hier die zusätzliche Option Adresse benutzen, wenn kein Ansprechpartner Bedingungen erfüllt, d.h. wenn von den ausgewählten Adressen, der Ansprechpartner nicht den Suchindex besitzt, werden diese Adresse dann trotzdem für den Serienbrief genutzt.
  • alle Ansprechpartner - Es werden für alle Ansprechpartner der ausgewählten Adressen Serienbriefe gedruckt. Ist die zusätzliche Option Adresse benutzen wenn kein Ansprechpartner vorhanden gewählt, werden auch alle gewählten Adressen ohne Ansprechpartner gedruckt.

Achtung: Es werden nur die Adressen bzw. Ansprechpartner in die Serienbriefaktion einbezogen, bei denen in der Adresse die Option Teilnahme am Serienbriefversand ausgewählt ist.


Serienmail
Ist keine Adresse in der Liste markiert, erfolgt eine Abfrage, ob alle Einträge aus der Liste genutzt werden sollen. Sind eine oder mehrere Adressen markiert öffnet sich ein Abfrage-Fenster. Zur Auswahl zum Verschicken von Serienmails stehen:

  • alle Adressen ohne Ansprechpartner - Alle ausgewählten Adressen ohne ihre Ansprechpartner werden für die Serienmail genutzt.
  • Ansprechpartner mit Suchindex - Der Serienmailversand erfolgt nur für die Ansprechpartner, die mit Hilfe eines hinterlegten Index ermittelt worden sind. Es gibt hier die zusätzliche Option Adresse benutzen, wenn kein Ansprechpartner Bedingungen erfüllt, d.h. wenn von den ausgewählten Adressen, der Ansprechpartner nicht den Suchindex besitzt, werden diese Adresse dann trotzdem für den Serienmailversand genutzt.
  • alle Ansprechpartner - Es werden an alle Ansprechpartner der ausgewählten Adressen Serienmails versendet. Ist die zusätzliche Option Adresse benutzen wenn kein Ansprechpartner vorhanden gewählt, werden auch alle gewählten Adressen ohne Ansprechpartner zum Serienmailversand genutzt.

Suchindex setzen, Suchindex löschen
Es kann für alle markierten Adressen ein oder mehrere Suchindizies gesetzt werden. Doppelklick auf Suchindex setzen und es öffnet sich ein Fenster mit allen bereits angelegten Suchindizies. Den oder die gewünschten auswählen und mit Ok bestätigen.

Um die den Adressen hinterlegten Suchindizes wieder zu löschen, erstellt man die Auswahl der Adressen, bei denen der Suchindex gelöscht werden soll und markiert sie. Nun in der Arbeitsleiste auf Suchindex löschen doppelklicken und im geöffneten Fenster auswählen, welcher Index gelöscht werden soll. Mit Ok bestätigen und der ausgewählte Index wird in allen ausgewählten Adressen gelöscht. Als möglicher Suchindex bleibt er aber in der Auswahl enthalten und man kann ggf. eine andere Adressauswahl mit diesem Suchindex versehen.


mehrfach ändern
Hier kann man eine Auswahl an Adressen gleichzeitig verändern. Bspw. Ändern sich die Zahlungskonditionen in den Rechnungen, muss nicht in jeder Adresse einzeln die Zahlungskondition verändert werden, sondern man sucht alle Kunden, für die die Änderung relevant ist und kann über „mehrfach ändern“ die Zahlungskonditionen bei allen gleichzeitig aktualisieren.


QM-Ticket anlegen
Es öffnet sich das Fenster für einen neuen QM-Eintrag.
LINK folgt —> QM-Eintrag