Mietvorgang

Um einen neuen Mietvorgang (Angebot, Auftrag) anzulegen, muss im Menü unter Auftrag auf Mietvorgang anlegen oder alternativ über die Toolbar, die Schaltfläche Angebot/Auftrag Miete erstellen geklickt werden.

Es öffnet sich das Fenster Auftrag Nr XXXX-XX anlegen.

Angebotsnummer.

Wenn man ein Angebot anlegt, wird dem zu erstellenden Angebot direkt eine Angebotsnummer zugeteilt. Sie wird oben im Fensternamen angezeigt.
Wenn ein Angebot verändert werden muss, verändert sich die Angebotsversionsnummer (z.B. von 1081-01 auf 1081-02).

Folgende Arbeitsschritte sind durchzuführen.

1. Kundendaten eingeben
2. Event-/Dispozeitraum angeben
3. Positionen einfügen

In das Textfeld (1) den Teil des Firmennamens eingeben und auf die Tab-Taste drücken. Direkt jetzt wird mit den Suchtext nach der Adresse gesucht. Wenn die Adresse noch nicht existent ist, wird ein Hinweisfenster geöffnet, dass kein Eintrag für die Adresse vorhanden ist. In diesem Fall die Adresse mit Firmenanschrift und allen weiteren Angaben in den Adressstammdaten vorher anlegen. Siehe Adresse. Achtung, Adressen, die nicht den Status Interessent oder Kunde haben, werden hier ebenfalls nicht angezeigt. Daher bitte vor Neuanlage erst kontrollieren, ob die Adresse eventuell vorhanden ist aber nur nicht den richtigen Status besitzt.

Wenn eine Adresse nicht eindeutig über den Namen zuzuordnen ist, kann über eine erweiterte Suche (2) nach weiteren Kriterien (Anschrift, Telefonummer, etc.) nach der Adresse gesucht werden. Hierzu bitte auf die kleine Lupe rechts neben dem Eingabefeld klicken.

Nach erfolgreicher Eingabe über das Textfeld (1) oder der erweiterten Suche (2) wird eine Auswahl der gefundenen Adressen angezeigt, aus der man die gewünschte Adresse auswählen kann.

Kundeninformation anzeigen (4). Wenn bei der Adresse im Feld Bemerkung (negativ/positiv) Popup-Angaben hinterlegt wurden, werden diese automatisch angezeigt. Diese Information kann immer wieder angezeigt werden durch klicken auf das Icon Kundeninformation anzeigen. Diese Popup-Informationen dienen zum schnellen erkennen von Besonderheiten, die bei diesem Kunden zu beachten sind.

Ansprechpartner (3). Bei Bedarf kann über das Popup-Menü ein gewünschter Ansprechpartner der Firma ausgewählt werden.

Informationszeile (5). Hier werden die Telefonnummer und eMail-Adresse der Hauptadresse angezeigt. Mit einem Klick auf die Rufnummer kann die Nummer direkt angewählt werden (TAPI/iLINK Modul erforderlich). Mit einem KLick auf die eMail-Adresse kann eine neue eMail erstellt werden, wahlweise innerhalb von epirent oder extern mit dem Standardmailprogramm des Betriebsystems.

Veranstaltung. In das Textfeld wird die Veranstaltungsbezeichnung eingegeben. Unter diesem Namen wird die Veranstaltung dann in weiteren Listen und auch in der Team Agenda geführt. Dieses Feld wird meist auch im Druck zur Kundeninformation benutzt. Im Textfeld Kontakt vermerkt man die Kontaktperson für die Veranstaltung.

Zur Eingabe des Zeitraums wird in die entsprechende Spalte bzw. Zeile bei Eventzeitraum und/oder Dispozeitraum doppelt mit der Maus geklickt. Es öffnet sich je nach Auswahl ein Kalender- (1) oder ein Uhrzeit-Popup-Fenster (2). Es ist zu empfehlen, mit der Eingabe des Eventzeitraums zu beginnen, da die Zeitangaben bei der Ersteingabe für die Disposition vom Eventzeitraum automatisch übernommen werden, jedoch danach immer noch per Hand editierbar sind. Das erspart Zeit bei der Eingabe.

Bei den Positionen unterscheiden wir zwischen

1. M-Artikel. Artikeln aus den Stammdaten (Miete, Verkauf).
2. freie Position. (Miete, Verkauf) zur schnellen Eingabe von nicht im System gepflegten Artikeln.
3. Service. Tätigkeiten, Dienstleistungen, auch freie, nicht im System eingepflegte, Dienstleistungen.
4. Transport.
5. Überschriften. thematische Unterteilung in Blöcke.
6. Zwischensummen. Summierung von thematischen Blöcken.
7. Kapitel. „Positionstaschen“ zum besseren Beschreiben von Baugruppen mit vielen Möglichkeiten.

Jeder Schaltfläche hat eine Unterauswahl, die man mit der Maus durch Klicken auf den kleinen Pfeil unten rechts vom Button erreicht. Hier werden weitere Optionen zum Anfügen der Position angeboten. Einmal angelegte Positionen lassen sich mit gedrückter Alt-Taste und mit dem „Anfassen“ mit der linken Maustaste (Drag&Drop) verschieben. Es können auch wahlweise mehrere nicht zusammenhängende Positionen markiert und dann, wie beschrieben, verschoben werden.

Einfügen von Artikeln in ein Angebot - Dispoliste

Bei Drücken der Schaltfläche M-Artikel öffnet sich die Dispoliste. Es lassen sich auch Verkaufsartikel in den Mietauftrag einfügen. Dazu auf den oben beschriebenen kleinen Pfeil der Schaltfläche klicken und die passende Option auswählen. Die Dispoliste zeigt Artikel und Ihre Verfügbarkeit in einem bestimmten Zeitraum oder den Gesamtlagerbestand an. Die Artikel können wie gewohnt über die Warengruppen (Liste rechts) gefiltert oder direkt oben in der Suchmaske mit einem Begriff gesucht werden. Durch auswählen eines Artikel mit der Maus oder Tastatur (Pfeiltasten) und nachfolgenden drücken der Return-Taste, wird nach der Anzahl gefragt. Durch erneutes drücken der Return-Taste wird der Artikel in den Auftrag übernommen. Ein wichtiger Punkt ist hier die Schaltfläche Lager. Wenn im System mehr als 1 Lager geführt wird, ist diese Schaltfläche sichtbar. Es werden nur Bestände aus dem ausgewählten Lager angezeigt. Wenn der Button auf Alle Lager steht, werden alle Bestände aus allen Lager betrachtet. Eine Ausnahme machen Bundleartikel. Damit Bundleartikel verfügbar sein können, müssen alle Materialien aus dem gleichen Lager wie der Bundlehauptartikel verfügbar sein.

Die Verfügbarkeitsanzeige kann durch die Dispositionsoption abgeschaltet werden. Ist der Auftrag nicht disponiert, so werden die Artikel mit Ihrem Gesamtbestand des Lagers angezeigt (roter Punkt an der Dispozeitraumanzeige). Ist die Disposition aktiviert, wird die echte Verfügbarkeit der Artikel im Dispozeitraum angezeigt (grüner Punkt).

Zu den Farben in der Dispoliste:
Schwarz: ausreichend Geräte für den ausgewählten Zeitraum vorhanden
Rot: für den ausgewählten Zeitraum überbucht
Orange: nur noch ein Gerät von mehr als einem vorhanden

Spalten:
B: Artikel enthält weitere Materialien
oM: Artikel enthält optionale Materialien
oA: Artikel enthält optionale Artikel
Alt: Artikel enthält alternative Artikel

Bestand. Anzeige der insgesamt vorhandenen Anzahl des Artikels.
Verfügbar. Anzeige der Artikelanzahl die für den angegebenen Dispositionszeitraum zur Verfügung stehen.
Anzahl. Angabe der gewünschten Menge des Artikels.
+Spare. Angabe der Spare-Artikel-Menge.

Achtung: Die hier eingetragene Anzahl, wird zur Gesamtmenge des Artikels hinzugefügt.
In den Auftragspositionen hingegen bedeutet die Anzahl die in der Spalte Spare steht: x Spare von Gesamt.
Spalte Anzahl Gesamt = 5
Spalte Anzahl Spare = 2
Von 5 Artikeln sind 2 Artikel Spare.

Voll-Spare-Artikeln wird keine Positionsnummer zugeordnet.

Einfügen einer freien Position in ein Angebot. Freie Positionen in einen Auftrag dienen rein zur Berechnung. Hiermit lässt sich alles verkaufen, was nicht in den Stammdaten angelegt wurde. Als Option lassen sich „freie Positionen“ als Fremdanmietung/- ankauf auswerten. Freie Positionen können als Miet- oder Verkaufsposition eingesetzt werden. Der Unterschied liegt in der Auswertung der Summen, die hier in Miet-, oder Verkaufssummen eingestuft werden.

Des weiteren lassen sich freie Positionen aus Stammdaten erstellen. Es werden nur die Bezeichnung und Preise des Stammdatenartikel übernommen. Danach lässt sich alles abändern. Die Position hat nach dem Anlegen keine Verbindung mehr zum Ursprungsartikel.

Eine weitere Besonderheit ist der Einsatz als Sonderleistung. Sonderleistungen werden im Druck nicht bei den Positionen ausgegeben, sondern im Fußbereich zusammen mit den anderen Gesamtsummen (z.B. wie Netto- und Bruttosummen). Dabei wird die Bezeichnung der Summe von der ersten auftretenden Sonderleistung übernommen. Weitere Sonderleistungen werden nur in den Summen aufaddiert.

Einfügen einer Dienstleistung/eines Service in ein Angebot Ein Service ist eine Dienstleistung, die in den Bereich Personal summiert wird. Ein Service können Tätigkeiten sein, wie z.B. Auf- und Abbauhelfer, Lichtoperator, Projektleiter, etc.. Durch Drücken der Schaltfläche Service erscheint eine Auswahl an Dienstleistungen, die in den Stammdaten angelegt wurden. Es kann eine Mehrfachauswahl (mit gedrückter Shift-Taste oder einzeln mit der CMD- oder STRG-Taste) von Dienstleistungen gemacht werden. Mit Bestätigung der Auswahl, werden die Dienstleistungen in dem Angebot angelegt. Es wird für die eingefügte Position der gesamte Dispozeitraum übernommen, dieser ist aber nachträglich editierbar, d.h. das z.B. die Funktion Abbau nicht über den kompletten Zeitraum disponiert werden muss, sondern eher für den letzten Tag.

Einfügen eines Transports in ein Angebot Ein Transport ist eine Dienstleistung, die in den Bereich Transport summiert wird. Durch Drücken der Schaltfläche Transport wird eine Position, ähnlich der freien Position angefügt, die sich komplett in allen Feldern ändern lässt.

Einfügen einer Überschrift Eine Überschrift dient zur thematischen Unterteilung von Blöcken. Der Kunde kann dadurch das Dokument besser überschauen. Es können bis zu 9 verschiedene Überschriften eingesetzt werden, die im Druck verschieden formatiert (Ausrichtung, Schriftgröße, Fett, Kursiv, etc.) werden können.

Einfügen einer Zwischensumme Eine Zwischensumme gibt eine Gesamtsumme aus, die entweder von der ersten Position, oder ab der letzen Zwischensumme kumuliert wird. Zur Erstellung einer Zwischensumme die Schaltfläche Zwischensumme anklicken. In der Spalte „Bezeichnung“ kann eine Benennung, wie z.B. „Zwischensumme Ton“ hinterlegt werden, die dann für den Baustein Zwischensumme ausgedruckt wird.

Um die Kumulation der Positionen einzuschränken, kann man oberhalb der eigentlichen Zwischensumme eine weitere Position mit der Bezeichnung Zwischensumme ab hier einfügen. Dann beginnt die Berechnung der unteren Zwischensumme ab der Einfügemarke von Zwischensumme ab hier. Die Position Zwischensumme ab hier hat keine Bezeichnung und wird deshalb nicht mit ausgedruckt.

Einfügen eines Kapitels

Kapitel haben vielfältige Funktionen, um dem Kunden das Lesen des Angebots zu erleichtern.

1. Kapitel können als logische Unterteilung des Angebots/Auftrages benutzt werden, zB. „Halle 1“, „Halle 2“, „Halle 5“ oder „Bühnenaufbau“, „Videoprojektion im Foyer“ oder als zeitliche Unterteilung „Tag 1“, „Tag 2“, „Tag 3“. Im Druck könnte dann das Kapitel wie eine Überschrift formatiert werden und mit eigener Positionsnummer (z.B. 2) ausgegeben werden. Alle enthaltenen Positionen haben dann eine Unterpositionsnummer, z.B. „2.1“, „2.2“, etc.. Des weiteren könnte die Summenausgabe auf das Kapitel ausgelagert werden, sodass die enthaltenen Positionen keinen eigenen Preis bekommen. Damit könnte man den Kunden daran hindern, auf Grund des Preises Positionen zu streichen, die in seinen Augen nicht notwendig sind.
2. Man könnte auch mit der Option Im Druck ausgeben: enthaltene Positionen den Ausdruck der Positionen komplett unterdrücken, sodass nur das Kapitel selbst mit eigenem Preis ausgedruckt wird. Dadurch könnte das Kapitel im Druck wie ein gewöhnlicher Artikel aussehen, der Kunde weiss aber nicht, welche Artikel genau dahinter stehen. Oftmals ist das auch gar nicht nötig, da dem Endkunden nur interessiert, was am Ende rauskommt. Durch die Option Im Druck ausgeben: Kapitelbeschreibung kann das Kapitel auch in für den Kunden verständlichen Sätzen beschrieben und ausgegeben werden.
3. Eine weitere Option Pauschalpreis festlegen ist es, dem Kapitel einen eigenen Preis zu hinterlegen. Der Preis wird weiterhin mit Anzahl Stück und Berechnungsfaktor gerechnet um zu einer Gesamtsumme zu kommen.

Duplizieren einer Zeile Jede bereits angelegte Position (auch Überschriften, Zwischensummen usw.) kann dupliziert werden. Dazu die entsprechende Positionszeile markieren und die Schaltfläche Duplizieren betätigen. Die „neu“ angelegte Position wird in der untersten Zeile des Angebotes angelegt. Um die duplizierte Zeile direkt unter der markierten Position anzulegen, muss die Option Einfügen mit einem Häkchen ausgewählt werden. Diese befindet sich auf der linken Seite der Angebotsmaske, direkt unter der Schaltfläche Artikel.

Löschen einer Zeile Über die Schaltfläche Löschen kann jede beliebige Zeile gelöscht werden, dazu ein- oder mehrere Positionen markieren. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Diese mit „Ja“ bestätigen.

Rechtsklick auf eine Position Mit einem Klick mit der rechte Maustaste in eine beliebige Spalte eines Miet- oder Verkaufsartikels öffnet sich ein Popup-Fenster.

1. Lagerverteilung zeigen. Hier wird die Verteilung der Stückzahlen über verschiedene Lager gezeigt und zur Änderung angeboten.
2. Positionsbeschreibung zeigen. Zeigt die Position der markierten Position an. Diese kann dann auch editiert werden.
3. Preisdefinition zeigen. Preise können sich aus den unterschiedlichsten Gründen automatisch an den Kunden anpassen. Verantwortlich dafür könnten Sonderpreise, Preisklassen oder Mengenstaffeln sein. Dies wird hier angezeigt.
4. Materialliste zeigen. Wenn der markierte Artikel ein Bundleartikel ist, können hierüber die Materialien eingesehen werden, die automatisch mitdisponiert wurden. Diese Liste lässt auch Änderungen zu, sodass weitere Artikel hinzugefügt oder gelöscht werden können.
5. Optionale Artikel zeigen. Öffnet die Dispoliste mit der Auswahl der zu diesem Artikel hinterlegten optionalen Artikel. Diese können dann hinzugebucht werden.
6. Detailansicht. Die Detailansicht zeigt den Artikel mit all seinen Materialien in Zusammenhang mit der aktuellen Dispositionsauslastung. Es wird jede Vermietung in dem Dispozeitraum angezeigt. Somit erhält man einen Überblick über die Auslastung und Verteilung des Artikels. Es lassen sich auch fremde Angebote/Aufträge abändern, die dann die aktuelle Dispositionssituation neu gestalten (Artikel wieder freigeben, etc.).
7. Fremdmenge auflösen. Ist in der markierten Zeile noch Fremdmaterial angezeigt (rote Markierung oder Zahlen in Spalte Anzahl Fremd), so kann versucht werden, diese nun aufzulösen. Werden weiterhin Fremdmengen angezeigt, ist der Artikel nicht komplett mit dem Eigenbestand einsetzbar. epirent löst Fremdmengen nicht automatisch auf! Dies muss immer von Hand gemacht werden. epirent kann nicht entscheiden, welcher Auftrag nun den Zuschlag der freigewordenen Artikel bekommt.
8. Artikel öffnen. Von hier aus kann man schnell in die Artikeleingabe wechseln, um weitere Daten abzulesen.
9. Position kopieren in… & Position bewegen in… Wenn Kapitel im Angebot/Auftrag benutzt werden, können Positionen zwischen der Gesamtliste und den Kapitel selbst kopiert/bewegt werden.

In der Standardansicht werden wegen der Übersichtlichkeit nur ein Grundbedarf an Spalten gezeigt. Um weitere Spalten hinzuzufügen, muss ein Mausklick auf dem im Bild gekennzeichneten Button gemacht werden. Dieser befindet sich mittig auf der rechten Seite der Eingabemaske. Es öffnet sich ein Popup-Fenster. Auf der linken Seite befinden sich die Spalten, die ein- oder ausgeblendet werden können. Ist eine Spalte durch ein Häkchen markiert, wird diese in der Angebotsmaske angezeigt. Auf der linken Seite des Popup-Fensters befinden sich weitere Optionen zur Anzeige der Angebotsmaske. Hier kann z.B. die Schrift- oder Tabellengröße variabel verändert werden. Über die Schaltfläche Sichern werden die Einstellungen in die Maske übernommen.

Die Spaltenbreite ist individuell anpassbar, indem man mit der Maus auf die Trennlinie der Spalte klickt und diese in die gewünschte Breite zieht. Diese Einstellungen werden nur gemerkt, wenn das Angebot/der Auftrag mit Sichern verlassen wird.

Spaltenbeschreibung

Pauschalkaution aktiv. Ist die Pauschalkaution auf aktiv gesetzt, kann in das Feld Kaution ein pauschaler Betrag für die Kaution eingetragen werden.

Kaution. Ist das Feld Pauschalkaution nicht auf aktiv gesetzt, werden hier die errechneten Gesamt-Kautionsbeträge aus den einzelnen Artikeln angezeigt. Ist dem Artikel keine Kaution hinterlegt, kann in der Spalte Kaution manuell ein Betrag angegeben werden. Die Kautionsangabe wird in keine Berechnung mit einbezogen und gehört somit nicht zur Auftragskalkulation. Es besteht die Möglichkeit, den Kautionsbetrag über einen Textbaustein z.B. im Auftragsdokument anzuzeigen bzw. auf diesen Betrag hinzuweisen. Es handelt sich hier auch um den Brutto-Wert.

Versicherung. Ist in der Registerkarte Finanzen ein Häkchen bei Versicherung gesetzt (kann beim Kunden voreingestellt werden) und ein Prozentsatz eingetragen, wird dieser, wenn in der Spalte VS (Versicherung) beim Artikel ein Kreuz gesetzt ist, hier als Gesamtbetrag angezeigt. Die Versicherung berechnet sich immer prozentual auf die unrabattierte Gesamtsumme der Position.

Transport. Hier wird die Gesamtsumme der Transportkosten errechnet und angezeigt.

Vermietung: Anzeige der Netto-Gesamtsumme der im Angebot veranschlagten Artikel für die Vermietung.

Verkauf. Anzeige der Netto-Gesamtsumme der im Angebot veranschlagten Artikel für den Verkauf.

Service. Hier wird die Gesamtsumme aller Service-Positionen errechnet und angezeigt.

Sonderleistung. Hier wird die Gesamtsumme der eingefügten Sonderleistungen errechnet und angezeigt.

MwSt voll. Hier wird die Gesamtsumme der voll berechneten Mehrwertsteuer errechnet und angezeigt.

MwSt ermäßigt. Hier wird die Gesamtsumme der ermäßigt berechneten Mehrwertsteuer errechnet und angezeigt.

Rabatt. Hier wird die Gesamtsumme des gewährten Rabattes errechnet und angezeigt.

Pauschalpreis aktiv. Für die im Angebot aufgelisteten Artikel kann auch ein Pauschalangebot gemacht werden. Dafür ein Häkchen im Aktivfeld hinter Pauschalpreis setzen und in des Feld Nettosumme oder Bruttosumme den angebotenen Pauschalpreis eingeben. Die offiziellen Vermietungspreise der Artikel bleiben im Angebot sichtbar. Mit dem Aktivieren des Feldes Pauschalpreis, werden alle gewährten Rabatte auf Artikel entfernt. In den administrativen Einstellungen kann festgelegt werden, für welche Positionen die Pauschalpreisberechnung aktiviert werden soll. So können z.B. nur die Mietartikel pauschalisiert werden.

Nettosumme. Die Gesamtnettosumme, inkl. aller Zusatzkosten (bspw. Mitarbeiter, Transport usw.)

Bruttosumme. Anzeige der Gesamtbruttosumme, inkl. aller Zusatzkosten und Mehrwertsteuer.

Angezahlt. Es besteht die Möglichkeit eine á conto-Zahlung direkt für ein Angebot/Auftrag einzutragen. Dieser Betrag wird dann hier angezeigt.