Die Registerkarte Location
In der Registerkarte Basisdaten wurde die neu angelegte Firma bzw. Einzelperson als Location gekennzeichnet. Diese Eingabemaske ermöglicht viele Angaben zur Location, wie z.B. Größe, Stromanschlüsse, Ansprechpartner, Lieferadressen u.v.m. Auch in dieser Eingabemaske befinden sich unten links die Schaltflächen Datei-Archiv und Dokumente. (siehe Registerkarte Basisdaten - Schaltflächen Dateiablage und Dokumente)
Bereich Location / Anschrift
Name., Adresszusatz. Wenn die Location einen separaten Namen führt, sollte dieser hier eingetragen werden. Im Feld Adresszusatz können weitere Informationen hinterlegt werden, z.B. „Hinterhaus“ oder eine Postfachadresse.
Strasse., PLZ und Ort., Land. Die Daten werden aus der Registerkarte Basisdaten übernommen und können hier nicht geändert werden.
Ansprechpartner. Über den Aktionsbutton „+“ kann entweder ein bereits in den Basisdaten eingetragener Ansprechpartner übernommen werden oder ein neuer Ansprechpartner angelegt werden.
—> Adresse / Basisdaten / Eingabe von Ansprechpartnern
Bereich Location / Information
Status. Der Status wird in den administrativen Einstellungen vergeben. Staus kann z.B. ein Konferenzraum, Freifläche, Terrasse, Indoor, Outdoor usw. sein.
—> administrative Einstellungen / Adresse / Status Location ändern
Kategorie. Die Kategorie wird in den administrativen Einstellungen vergeben. Kategorie kann z.B. bis 100 Personen, bis 250 Personen usw. sein.
—> administrative Einstellungen / Adresse / Kategorie Location ändern
Größe., H/B/T., Kapazität., Rauch- & Nebelverbot. In das Feld Größe wird die Gesamtfläche eingegeben. H / B / T ist für die Angabe der Maße, diese werden in der Einheit Meter angegeben. Wenn in der Location ein generelles Rauch- & Nebelverbot gilt, ist hier ein Häkchen zu setzen.
Objektinfo. In das Feld Objektinfo werden allgemeine Daten zur Location eingetragen, wie bspw. Tageslicht, High-Speed Internetzugang, klimatisierter Konferenzraum.
Verantwortlich. Hier kann ein Name eines weiteren Ansprechpartners eingegeben werde, bspw. derjenige der für die Schlüsselübergabe zuständig ist.
Verwalter. Über den Aktionsbutton „+“ kann eine bereits angelegte Adresse (Verwalter) übernommen werden. Mit dem Aktionsbutton „Minus“ wird der Verwalter gelöscht.
Bereich Location / Popup-Informationen
Die hier eingetragenen Informationen erscheinen immer beim Anlegen dieser Location im Angebot, Mietvertrag oder Rechnung
Bereich Location / Objekte, Räume, Flächen
In diesem Bereich können zusätzliche Objekte, Räume oder Flächen angelegt werden. Über den Aktionsbutton „+“ kann ein neues Objekt angelegt werden. Mit dem Aktionsbutton „Minus“ wird dieser gelöscht.
Objektname. Den Namen des neuen Objektes eintragen.
Status. Der Status wird in den administrativen Einstellungen vergeben. Staus kann z.B. ein Konferenzraum, Freifläche, Terrasse, Indoor, Outdoor usw. sein.
—> administrative Einstellungen / Adresse / Status Location ändern
Kategorie. Die Kategorie wird in den administrativen Einstellungen vergeben. Kategorie kann z.B. bis 100 Personen, bis 250 Personen usw. sein.
—> administrative Einstellungen / Adresse / Kategorie Location ändern
Größe., H/B/T., Kapazität., Rauch- & Nebelverbot. In das Feld Größe wird die Gesamtfläche eingegeben. H / B / T ist für die Angabe der Maße, diese werden in der Einheit Meter angegeben. Wenn in der Location ein generelles Rauch- & Nebelverbot gilt, ist hier ein Häkchen zu setzen.
Objektinfo. Informationsfeld für weitere zusätzliche Bemerkungen zum Objekt.
Stromanschlüsse. Mit dem Aktionsbutton „+“ erscheint eine Auswahl von den gängigen Stromanschlüssen, hier eine Auswahl treffen und die vorhanden Anzahl eintragen. Gelöscht werden, können diese über den Aktionsbutton „-“.
Kontakt/Kommunikationsdaten. Über die Schaltfläche Hinzufügen kann ein neuer Kontakt angelegt werden.
Über die Schaltfläche Sichern werden die einegegebenen Daten gespeichert.
Stromanschlüsse. Hier die Stromanschlüsse für die Hauptlocation eingeben. Mit dem Aktionsbutton „+“ erscheint eine Auswahl von den gängigen Stromanschlüssen, hier eine Auswahl treffen und die vorhanden Anzahl eintragen. Gelöscht werden diese über den Aktionsbutton „-“.
Lieferant. Mit Betätigen des Aktionsbutton „+“ , öffnet sich die Adresssuchmaske, hier ist der Typ Lieferanten bereits voreingestellt.
Unerwünschte Personen. Über die Schaltfläche Hinzufügen kann eine unerwünschte Person mit Begründung eingegeben werden bzw. über die Schaltfläche Entfernen gelöscht werden.
AN, AU, RE mit Location anzeigen.
Es werden alle zu dieser Location angelegten Angebote, Verträge und Rechnungen je nach Auswahl angezeigt. Wobei die Location Kunde oder Lieferant (Location) sein kann.
QM-Tickets anzeigen. Alle zu dieser Location (Adresse) angelegten QM-Einträge werden angezeigt.
Mitarbeitereinsätze anzeigen. Es werden alle Mitarbeiter angezeigt, die für diese Location schon mal gebucht waren.
Über die Schaltfläche Rechnung öffnen öffnet sich die zum Mitarbeitereinsatz zugehörende Rechnung.
Neue Kontaktinfo hinzufügen
Es können der Location individuelle Bemerkungen hinterlegt werden. Um einen neuen Eintrag zu erstellen, auf die Schaltfläche klicken. Es öffnet sich das Fenster Kontaktinfo. Die Felder Datum / Uhrzeit werden zeitgleich übernommen, sind aber über den Kalender- bzw. Urhzeit - Button änderbar. Um für ein Telefonat die Gesprächsdauer aufzuzeichnen, die Schaltfläche Start und zum Beenden, die Schaltfläche Stop klicken. Die Gesprächsdauer kann mit dem Klicken der rechten Maustaste auf das Feld manuell eingetragen und zurückgesetzt werden. Im Bereich Stichwort einen Eintrag zur Übersicht hinterlassen. Der Ansprechpartner wird übernommen, kann aber über die Pfeiltasten geändert werden. Es kann über ein Pop-up-Fenster eine Kontaktart zugeordnet werden. Wählt man z.B. Telefon aus, besteht die Möglichkeit in Feld darunter die Telefonnummer und ob es ein ankommender oder abgehender Anruf ist, zu hinterlassen. Im Feld unten können weitere Informationen hinterlassen werden.
Setzt man ein Häkchen bei Wiedervorlage, erweitert sich das Fenster und es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, zur Auswahl stehen 2, 4, 8, 14 Tage oder 1 Monat. Über den Kalender- bzw. Uhrzeit - Button ist eine manuelle Eingabe möglich. Es wird dann zur angegebenen Zeit ein Erinnerungsfenster (siehe rechts) in epirent geöffnet.
Über die Schaltfläche Optionen lassen sich direkt ein Mietangebot, Verkaufsangebot, Mietrechnung oder Verkaufsrechnung erstellen. Dabei werden die Daten aus dieser Location-Maske 1:1 umgesetzt.